O uso de processos participativos é uma boa prática que nos ajuda a alcançar o sucesso em um processo de mudança. Essa atividade recorrente, que Vicente Gonçalves e Carla Campos explicam muito bem no livro HCMBOK® – O Fator Humano na Liderança de Projetos, consiste em envolver as pessoas na tomada de decisões para construir um processo de mudança.
Para explicar o roteiro do processo de mudança utilizo a metáfora do “pião”. Para que um pião gire corretamente, a corda tem que ser tensa, embora não apertada, e sem nós ou emaranhados que impeçam o pião de rolar facilmente. No processo de mudança algo semelhante acontece. Aproveitando essa metáfora, quando iniciamos o processo de mudança é inevitável que encontremos pequenos nós que precisamos abordar para desembaraçar e continuar o processo de mudança. Esses nós são fatores de antagonismo, imobilizadores que estimulam resistência e barreiras organizacionais, impedindo que o processo de mudança avance rapidamente e com sucesso.
Processos participativos são uma abordagem que podemos utilizar para identificar soluções eficientes e adaptadas à cultura da organização, para que o Plano Estratégico de Gestão da Mudança avance e flua da forma mais natural possível.
Por que o uso de processos participativos é uma boa prática?
Há muitas razões pelas quais o uso de processos participativos é essencial para que o processo de mudança seja um caso de sucesso organizacional. Dentre os mais relevantes destacamos:
De acordo com nossas pesquisas, quando processos participativos fazem parte do DNA da mudança, o comprometimento, a credibilidade e a confiança no projeto passam de 20% para 87%. Isso acontece porque quando as pessoas sentem que sua opinião importa e percebem que sua opinião é valorizada pela gestão, sem dúvida, o nível de comprometimento cresce exponencialmente.
1) Aumenta o comprometimento e o empoderamento das pessoas impactadas pelo processo de mudança
Criar a percepção de pertencimento para alcançar a alta adesão à mudança é fundamental, pois cria a conexão emocional que as pessoas precisam para acelerar a aceitação do novo estado da organização, desde o início do processo de mudança, até a sua consolidação.
Um exemplo de que gostamos de lembrar é o da empresa Zappos.com, conhecida por sua cultura voltada para clientes e funcionários. A Zappos utiliza de processos participativos no que eles chamam de “Círculo de Engajamento”. São reuniões realizadas com o objetivo de compartilhar ideias e fornecer feedback. Através desses círculos os colaboradores podem participar ativamente da tomada de decisões e melhorias na empresa.
2) Processos participativos ajudam a identificar talentos ocultos
Uma das ações que diferencia quem aplica processos participativos quando iniciamos um processo de mudança é que nos tornamos arqueólogos organizacionais©. É assim como nos referimos à habilidade de líderes transformadores de identificar os tesouros escondidos que estão em todas as organizações e que nem sempre são conhecidos.
Identificar os stakeholders vendedores, ou seja, aqueles que incondicionalmente apoiam e promovem a mudança, é um elemento indispensável para desenvolver agentes de mudança, que contribuem para implementar de forma mais eficiente novos modelos de trabalho.
Processos participativos são o espaço onde o líder pode observar a atitude dos colaboradores frente à mudança. Quando o líder usa de processos participativos, vemos pessoas em ação e temos a oportunidade de esclarecer dúvidas dos possíveis apoiadores da mudança. Assim, temos a oportunidade de construir a rede de influenciadores que inspirarão outras pessoas a catalisar sua autogestão das mudanças necessárias.
A rede de influenciadores é uma estratégia de gestão de mudanças que exige planejamento e seleção cuidadosa, já que são eles que, através de seus depoimentos e atitudes, influenciarão o engajamento de outras pessoas.
O líder participativo trabalhará lado a lado com os influenciadores para ampliar o potencial criativo da equipe, aumentar a confiança e dar credibilidade ao processo de mudança.
Os depoimentos pessoais são uma ferramenta poderosa de persuasão que nos permite criar conexões com os colaboradores e nos ajudar a transmitir uma mensagem empática e autêntica. As experiências pessoais compartilhadas ajudarão a quebrar paradigmas.
O processo de mudança ocorre de dentro para fora. Precisamos que as pessoas se envolvam e sejam parte ativa das mudanças organizacionais. Identificar os talentos que temos na organização é uma fonte preciosa para criar essa rede de influência.
3) Envolver as pessoas através de processos participativos é altamente lucrativo
Além das virtudes apresentadas nos pontos anteriores e, principalmente, de enorme impacto no engajamento dos stakeholders, os processos participativos são lucrativos por quatro motivos:
- aumentam a qualidade da decisão tomada;
- expandem a produtividade na medida que ampliamos a produtividade;
- permite-nos antecipar e gerenciar conflitos e
- ampliam a conexão humana com as mudanças, acelerando o processo de engajamento e transformação organizacional.
4) A qualidade das decisões é sempre melhor
O líder de mudanças deve adotar o conceito de antifragilidade definido por Nasím Taleb no livro Antifrágil: as coisas que se beneficiam da desordem, (2012). Para o autor, a antifragilidade vai além da resiliência, uma vez que a resiliência nos permite reagir diante das adversidades, enquanto a antifragilidade nos permite aprender e nos adaptar para sermos mais fortes. Decisões tomadas com diferentes perspectivas aprofundam a discussão dos problemas e abrem o leque de possíveis soluções.
Assim, podemos tomar decisões de maior qualidade e aproveitar o conhecimento que existe na organização. Nas palavras de Surowiecki (2005), em seu livro Cem Melhores que Um, “a inteligência coletiva pode ser mais eficaz do que a inteligência individual”.
5) Amplia a produtividade
Um dos problemas que enfrentamos hoje é a falta de tempo e a alta demanda para atender a todos os projetos que temos em andamento.
Quando iniciamos um processo de mudança, uma questão recorrente é a carga de trabalho. O processo participativo é uma fórmula para tornar os processos de mudança eficientes, pois através deles podemos incentivar o foco nas demandas estratégicas, o que nos faz ganhar tempo e produtividade.
Com o processo de participação utilizaremos a famosa Lei de Pareto 80/20. Geralmente, quando fazemos o estudo do que chamamos de CHANGE RIB “a costela da mudança”, que são: Resistências, Impactos e Barreiras Organizacionais, percebemos que há uma alta coincidência. 20% dos RIBs vêm das mesmas questões e isso nos permite priorizar melhor as iniciativas de engajamento.
A priorização nos dá a oportunidade de focar no que realmente importa para a organização, portanto, as ações que vamos priorizar são voltadas para esses 20%. Como resultado dessas ações, o trabalho focado obterá 80% de eficácia no processo de mudança.
6) Processos participativos antecipam conflitos
Em uma ocasião, trabalhando com um comitê diretivo em um projeto de mudanças, identificou-se um problema que poderia levar a um grande conflito social: os colaboradores perderiam até meia hora de seu horário de almoço em função das mudanças propostas.
O Comitê Gestor do projeto não estava ciente desse problema e rapidamente começou a trabalhar para confirmar essa informação. De fato, a mudança que havia sido feita causava uma perda de tempo de descanso e alimentação, gerando um ambiente de trabalho negativo e rejeição à mudança.
O passo seguinte foi resolver o problema e levar a uma resolução consensual que fosse benéfica para todas as partes. O uso de processos participativos ajudou a reduzir um impacto altamente severo, que poderia produzir o bloqueio ou a desaceleração da mudança em curso.
A verdade é que quando publicamos a notícia com a solução, o feedback que recebemos foi tremendamente emocionante, pois todos estavam muito preocupados com a perda desse tempo. Percebendo que o Comitê Gestor havia se antecipado e resolvido uma situação que para elas era considerada grave, a percepção de pertencimento foi ampliada, o que contribuiu para a adesão à mudança.
A sensação de que o Comitê Gestor se preocupava com seus colaboradores e desejava ouvi-los gerou grande satisfação e aumentou a credibilidade do projeto.
Os processos participativos, sem dúvida, são uma fórmula para antecipar conflitos, pois permitem compartilhar diferentes perspectivas e identificar os fatores de tensão que podem estimular antagonismos.
Antecipar conflitos nos permite reduzir o impacto emocional do processo de mudança, evitar que os problemas cresçam e, portanto, que haja uma queda na produtividade. Também ajuda na rentabilidade, pois evita custos desnecessários. Um conflito de longo prazo pode gerar grandes perdas devido à queda de produtividade.
Outra vantagem é o aumento da confiança, o que faz com que o processo de mudança ganhe velocidade. Antecipar conflitos é uma estratégia produtiva que aumenta a capacidade de cooperação da equipe. A colaboração multidisciplinar, juntamente com a orientação para resultados, ajuda a avançar nos processos de mudanças.
Um nó a menos! Os verdadeiros líderes sabem tirar proveito de processos participativos.
Este artigo faz parte da série Liderando a Transformação Organizacional. Quer saber mais sobre esse tema? Que tal começar por esse artigo: https://gestao-de-mudancas.hucmi.com/o-papel-do-lider-na-disciplina-gestao-de-mudancas/
Por Amanda Palazón
Sobre o HUCMI e o HCMBOK Training and Certification Program
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